penanganan dan pemeliharaan dokumen
TUGAS
PENANGANAN
DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN
Disusun
Oleh :
Noviola
Nuraini
SEKOLAH
MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 TARAKAN
KOMPETENSI
KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
TAHUN
2017
KATA PENGANTAR
Puji
syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan
karunianya saya dapat menyelesaikan
proposal yang berjudul “Penanganan dan Pemeliharaan
Dokumen.”
Saya
juga mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada guru pembimbing saya yang telah
banyak memberikan masukan selama saya mengerjakan tugas
ini
Saya
pun menyadari bahwa di dalam proposal ini masih terdapat banyak kekurangan dan
jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu saya mohon maaf yang sebesar-besarnya
jika terdapat kata-kata yang kurang berkenaan.
Tarakan, 16 Agustus 2017
Penyusun
Noviola Nuraini
DAFTAR ISI
Halaman Judul......................................................................................... i
Kata Pengantar........................................................................................ ii
Daftar Isi.................................................................................................... iii
1.
Cara Penanganan
Dokumen Administrasi Kepegawaian ..... 1
2.
Pemeliharaan
Dokumen Administrasi Kepegawaian............... 2
3.
Peraturan cara
penanganan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian 4
4.
Memahami tata cara penanganan dan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian...... .......................................................................................................................... 4
Daftar Pustaka..........................................................................................
7
1.
Cara Penanganan Dokumen Adminsitrasi Kepegawaian
Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat
dilakukan sebagai berikut :
a. Menghimpun
: Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih belum di klasifikasikan
penghimpunannya.
b. Mencatat
: mencatat merupakan kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada
dokumen yang masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan
disimpan.
c. Mengolah
: mengolah adalah macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan dengan
maksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.
d. Menggandakan
: menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu
sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.
e. Mengirim
: kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan
perantara.
f. Menyimpan
: kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu dengan tujuan
agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat
jika diperlukan.
2.
Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian
a. Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik
maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar,
patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip,
yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan
diberi label tertentu.
b. Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data
digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data computer atau hasil
scanning dari file data fisik.
Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data
digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan
dalam penyelesaian permasalahan tersebut karena:
1. Sistem
data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali
dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital
disebabkan karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh system
komputer yang akan dibangun.
2. Ruang
tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena data
digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk.
Berbeda dengan data konvensional semakin ditambah datanya maka akan memerlukan
banyak tempat penyimpanan.
3. Data
digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan
setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada
back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data
konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat
penyimpanan data.
4. Data
digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin
ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada proses
manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan
dibangun.
5. Memberikan
kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible dan kemudahan
distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari
pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak
kepemilikan materi digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian dari
distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian
oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital.
Perlindungan hak cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan
mempergunakan teknik hidden message (steganografi). Steganografi adalah suatu
teknik yang mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam
pesan yang lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan
steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti
identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah
suatu cara menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi
jenis dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.
3.
Peraturan cara penanganan pemeliharaan dokumen
administrasi kepegawaian
1.
Biasakan menyimpan
dokumen mengenai kepegawaian dalam tempat khusus.
2.
Aturlah letak
penyimpanan dokumen sesuai kronologis tanggal tahun atau sesuai masalahnya.
3.
Jangan gunakan dokumen
ada ditempat aman.
4.
Pastikan dokumen ada
ditempat aman.
5.
Jauhkan dari air, minyak
dan panas matahari.
6.
Taburkan kamper atau
beri butir penyerap air (slice gel) dalamrak/lemari.
7.
Bolak balikkan dokumen
setiap 3 bulan sekali diruang terbuka agar tidak lembab/lengket.
8.
Hindari sesering mungkin
mengfotocopy dokumen karna memperpendek umur dokumen
9.
Bila terpaksa mengambil
dokumen anda untuk keperluan tertentu, pastikan memberi penanda ditempatnya.
4.
Memahami
tata cara penanganan dan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian
Dalam
peraturan Kepala BKN Nomor 18 Tahun 2011, tanggal 18 Juli 2011 tentang Pedoman
Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil, diuraikan mengenai
peraturan yang menjadi pedoman bagi Instansi Pusat maupun Daerah.
Pedoman
ini digunakan dalam pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS, baik dalam bentuk
dokumen fisik maupun image document. Tujuannya agar dapat terwujud sistem
informasi kepegawaian yang terintegrasi secara nasional.
Tata
naskah kepegawaian PNS menurut pedoman ini adalah sistem penyimpanan dan
pengelolaan dokumen kepegawaian sejak diangkat sebagai calon PNS / PNS hingga
mencapai batas usia pensiun, yang berupa surat – surat keputusan yang
ditetapkan oleh pejabat yang berwenang di bidang kepegawaian.
Pengelolaan
dokumen kepegawaian yang baik dan optimal dapat memudahkan proses peremajaan
data kepegawaian yang tersimpan secara elektronik dalam database kepegawaian,
sehingga didapatkan kecocokan data antara dokumen fisik dengan data elektronik.
Seorang
pegawai administrasi harus dapat menangani dokumen dari berbagai jenis arsip
kepegawaian PNS dengan baik. Penanganan dokumen tersebut pada dasarnya hampir
sama seperti penanganan dokumen lain pada umumnya. Yang membedakan adalah
pencatatan berbagai dokumen tersebut pada buku arsip masing-masing.
Pada umumnya penanganan dokumen
dibagi dalam 3 bagian yakni:
1.
Pengurusan/Penanganan Dokumen
2.
Penyimpanan dan Penataan Arsip Dokumen
3.
Penemuan kembali dan Peminjaman Arsip
Dokumen
Penyimpanan
dan penemuan kembali arsip dokumen kepegawaian sama prosesnya dengan dokumen
lainnya. Hanya saja, untuk pengurusan dan penanganan dokumen kepegawaian yang
membedakan adalah pada buku pencatatan masing-masing dokumen arsip kepegawaian.
Buku
pencatatan arsip yang digunakan dalam hal ini disebut juga buku penjaga
administrasi kepegawaian. Adapun buku pencatatan arsip tersebut terdiri dari:
1)
Daftar Kepemilikan Kartu Tunjangan Pensiun
(TASPEN)
2)
Daftar Nama Pejabat Struktural
3)
Daftar Nama Pejabat Fungsional
4)
Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil
5)
Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP) Pegawai
NegeriSipil (PNS)
6)
Buku Penjagaan Kenaikan Gaji Berkala (KGB)
Pegawai Negeri Sipil (PNS)
7)
Daftar Kepemilikan Kartu Istri / Suami (KARIS /
KARSU)
8)
Daftar Kepemilikan Kartu Pegawai Negeri Sipil
(KARPEG)
9)
Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan
(ASKES)
10)
Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri
Sipil (PNS) Daerah
11)
Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya
12)
Buku Catatan Pelanggaran Disiplin Pegawai Negeri
Sipil (PNS)
13)
Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat
14)
Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar
15)
Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas - Tugas
Lainnya
16)
Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)
Bentuk
format dari masing - masing buku penjaga administrasi kepegawaian dapat dibuat
menyesuaikan dokumen yang akan dicatat pada buku tersebut. Format yang dibuat
mengikuti informasi yang terdapat pada masing-masing dokumen kepegawaian.
Daftar Pustaka
Komentar
Posting Komentar